В каком архиве находятся документы предприятия

Содержание

В каком архиве находятся документы предприятия

В каком архиве находятся документы предприятия

Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);

  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984 Куда передать архив Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику.

Где и как хранить кадровую документацию

В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус. При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

Процесс передачи на госхранение Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора. В нём прописываются обязательства обеих сторон, порядок, содержание и установленные для сдачи в архив бумаг сроки и пр. Приём и передача осуществляются лицом, представляющим интересы закрываемой компании, и работниками архивной службы.

Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел. Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты.
Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу.

Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. Важно В этом случае, найти будет маловероятно. Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию.

Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы. система выбрала этот ответ лучшим Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий.

Также можно обратиться в Пенсионный фонд.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся.

А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду.

Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его. статьи

  • 1 Что такое архив организации
  • 2 Как создать архив
  • 3 Комплектация архива
  • 4 Оформляем дела для архива
  • 5 Куда передать архив

Что такое архив организации После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив.

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Внимание Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами.

Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.
Как создать архив Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение.

Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Ликвидация организации представляет собой сложный и длительный процесс.

Учредителям приходится завершать деятельность компании, отчитываться по кредиторским обязательствам и подготавливать большой объём документации.

Ликвидируемое юридическое лицо обязано передавать её на хранение в архивную службу.
Рассмотрим, где находится архив ликвидированных предприятий и каким образом происходит передача бумаг компании-архивариусу.

  • 1 Куда обращаться?
  • 2 Этапы подготовки документов
  • 3 Процесс передачи на госхранение

Куда обращаться? В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный.

С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах).

Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный.

Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

В каком архиве находятся документы организации

Документ печатается в двойном экземпляре и утверждается руководством архивной компании или ответственным за конкурсное производство лицом. Один образец описей и акта приёма—передачи на хранение в архив документов передается назначенному Арбитражным судом для проведения конкурсного производства лицу или председателю комиссии по вопросам ликвидации.

Переход к уничтожению бумаг возможен только после обработки материалов, составления и утверждения описи дел.
Нельзя уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истёк на момент прекращения деятельности фирмы. Уничтожение печати и штампов допускается только после ликвидации, когда завершён процесс прекращения деятельности предприятия.

Это связано с тем, что их применение может потребоваться до момента исключения компании из общего реестра юрлиц.

В каком архиве находятся документы организации интурист

В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать.

В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки. Вопрос не полный.

Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует.

В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая. Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно. За ними можно обратиться в Пенсионный фонд.

В каком архиве находятся документы фирмы зао юг

Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации.

Читайте также  Как инициировать проверку налоговой инспекции для предприятия

При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия.

Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг.

Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов. Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов.

Источник: http://buh-nds.ru/v-kakom-arhive-nahodyatsya-dokumenty-predpriyatiya/

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что  это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив.

В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

  • документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
  • документы переданы в федеральный архив;
  • передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

  • в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
  • на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
  • на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Помощь специализированной компании позволит:

  • упростить и ускорить процедуру ликвидации;
  • обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
  • снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Источник: https://mosarchiv.ru/stat/gde_i_kak_naiti_dokymenty_esli_predpriiatie_propalo/

Как найти архив организации в которой ранее работал

   Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся.

А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду.

Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

Что такое архив организации

После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив.

Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ.

Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете вот тут посмотреть.

Что такое архив организации

Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными.

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве, где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив.

При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно воспользоваться нашим бланком.

Внимание!

По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

   Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно:в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции. (вот образец инструкции).

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива

За основу будем брать номенклатуру дел ОК: идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

   Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив. Он есть в каждом городе и районе.

Читайте также  Выручка унитарных предприятий это

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;

— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов:

Источник: http://pravo-v-dele.ru/dokumenty/gde-i-kak-xranit.html

Где искать архив ликвидированного предприятия

В первую очередь, для того, чтобы процесс ликвидации компании проводился в соответствии с буквой закона, руководство организации обязательно должно озаботиться тем, чтобы в течение всего этого срока обязательно функционировала ликвидационная комиссия. Чем больше специалистов будет включено в эту комиссию, тем легче пройдёт процесс ликвидации.

Для того чтобы существенно облегчить работу с архивом ликвидированного предприятия Москвы, необходимо включить в ликвидационную комиссию специалиста-архивариуса с юридическим образованием.

Выход на пенсию: как подтвердить стаж

А за период с 2002 года и далее на индивидуальном лицевом счете отражается размер начисленных работодателями страховых взносов на вашу заработную плату.

Надо иметь в виду, что доходы в виде «серой» зарплаты, или, как говорят, «в конверте», т. е. неофициальные, на лицевом счете, разумеется, не отражаются. Следовательно, при начислении пенсии они никак учитываться не будут.

В случае ликвидации предприятия справки о периодах работы на нем могут быть выданы либо его правопреемником, либо архивом.

30.1. Федерального закона от 17.12. 2001 г.  № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Для реализации этой нормы закона, чтобы  «повысить» свой и без того минимальный размер пенсии, на котором и прожить нереально,   рядовому пенсионеру  приходится искать документы, подтверждающие его заработную плату за 5 лет до …. 1991г.!

Когда в 1991 г. перестал существовать  СССР, на заре перестроечного периода, многие  ведомственные, отдельно обособленные,  организации, а также, кооперативы и даже заводы свои архивы не сдавали в архивные учреждения, как полагается по закону, а просто уничтожали или оставляли на хранение в подвалах своих зданий до лучших времен…

По утверждению руководителя Архивно-поисковой службы «Архивист» (Москва) Сергея Шкляра, организации, которая занимается поиском и восстановлением трудовых документов в архивах,  не менее 65% предприятий постсоветской эпохи не сдавали свои документы в архивы.

Обратившиеся в эту службу пенсионеры, как правило, подтверждают факт, что сотрудники Пенсионного фонда РФ сами не знают где искать подобные документы, а разобраться в структуре архивной системы России возможно только узкому кругу специалистов, в частности специалистам нашей Архивно-поисковой службы «Архивист»

Тем не менее, грамотный подход специалиста по архивам, увеличивает шансы на восстановление справок о подтверждении трудового стажа или заработной платы .

Очевидно, что сотрудники Пенсионного фонда РФ не имеют специальной подготовки в области архивно-поисковой деятельности, да это и не является их задачей.

Где искать архивы предприятий ликвидированных в 80-х

далее

1 ответ. Москва Просмотрен 1175 раз. Задан 2012-02-29 12:21:05 +0400 в тематике «Пенсии и социальная защита» Работала в 90-х годах в в/ч киргизской сср часть расформирована где искать архивы? — Работала в 90-х годах в в/ч киргизской сср часть расформирована где искать архивы. далее

0 ответов. Пермь Просмотрен 26 раз. Задан 2014-01-22 07:55:02 +0400 в тематике «Пенсии и социальная защита» Где находится данные о бывших ликвидированных предприятиях.

Где найти архив?

Надо было поговорить с родственниками, соседями, сослуживцами. Возможно, кто-то из них уже обращался в архив ранее и может подсказать, где он находится.

Существовали также киоски типа «Горсправка», в которых за небольшую плату могли выдать адрес архива. Но таких киосков было немного (примерно 5 штук на миллионный город). И сначала надо было найти киоск, а уже потом архив.

Можно было обратиться в телефонную справочную службу.

Где хранятся сведения о работнике после ликвидации предприятия

Если среди увольняемых служащих имеются кредиторы первой очереди, то об этом тоже необходимо сообщить на биржу труда.

После завершения всей операции ликвидации организация обязана сдать сведения о своих работниках: документы по личному составу, в том числе личные карточки, лицевые счета всех работников, расчеты по начислению и выплате заработной платы и т п. и в городской архив.

Соответственно, для того, чтобы получить необходимые Вам сведения, попробуйте обратиться/отправить запрос в Архивное управление Мурманской области (контактная информация здесь: http://pulset.ru/usl/find13_1u.php?id=133980&typeusl=3886 ), ГОУ «Государственный архив Мурманской области» в г.

Источник: http://black-lev.ru/gde-iskat-arhiv-likvidirovannogo-predpriyatiya-31228/

Порядок архивирования документов в организации

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов, большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив.

Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

  • учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
  • распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
  • документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
  • бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
  • специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

  • индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
  • заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  • поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
  • последняя графа содержит примечания, касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами. Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет, такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности.

Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале. По внешнему запросу дела выдаются на срок не более 3 месяцев, при этом оформляется акт в двух экземплярах.

Читайте также  Что входит в общехозяйственные расходы предприятия

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями, но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов:

  1. В начале года архивному подразделению следует составить и согласовать с руководством отделов и руководителем организации специальный график, в котором указываются сроки передачи дел на хранение. Желательно указывать не конкретные даты, а периоды, чтобы подразделения в любом случае успели предоставить всю документацию.
  2. В соответствующий период дела, подготовленные согласно сводной номенклатуре, сдаются на хранение ответственным сотрудником от каждого отдела вместе с описью передаваемых единиц хранения.
  3. Работником архива проверяется корректность оформленных дел, их перечень сверяется с информацией в описи; при отсутствии замечаний дело сшивается.
  4. В случае необходимости копирования или сканирования передаваемых документов принимающий сотрудник проводит все необходимые манипуляции и самостоятельно завершает оформление дела.
  5. Процедура передачи дел завершается подписанием описи обеими сторонами.

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды.

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий:

  • помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
  • вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
  • отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
  • не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт, отражающий результаты ее проведения.

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ, контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ.

На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации.

Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.



Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций.

Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/arxivirovanie-dokumentov-v-organizacii.html

Архивы ликвидированных предприятий москвы

В общем и целом участь архивов ликвидированных предприятий Москвы ничем не отличается от судьбы архивов других закрывшихся организаций страны.

Архивы ликвидированных предприятий Москвы точно так же инвентаризируются, оцениваются специальной экспертной комиссией, которая либо отбирает документы на уничтожение, либо отправляет их на дальнейшее хранение в государственный архив.

Но, конечно же, в законодательстве каждого муниципального образования существует ряд особенностей, тонкостей и специальных положений, разобраться с которыми бывает крайне сложно, особенно в напряжённой обстановке, непременно возникающей в процессе ликвидации компании.

С юридической точки зрения, ликвидация предприятия — это очень сложный процесс, зачастую сопровождаемый бюрократическими проволочками и немалыми расходами.

Архивирование документов ликвидированных организаций

Основными нормативными актами, определяющими порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, являются Закон о «Банкротстве» и Закон об «Архивном деле».

По истечению сроков хранения после работы ликвидационной комиссии происходит уничтожение документов. Документы временного хранения с не истекшими сроками хранения и документы по личному составу архивируются и передаются в муниципальный архив.

Уже много лет наша компания обслуживает крупные московские учреждения, предоставляет необходимую помощь в создании персональных архивов, помогает подготовить документы для передачи в Московский государственный архив, предоставляет услуги по упорядочению документов и утилизации устаревших бумаг.

Наши эксперты быстро проведут оценку количества необходимой работы. Такая услуга бесплатная, это — инвестиция с нашей стороны в качественное сотрудничество.

Архивы Москвы

Документы — это официальное подтверждение каких-либо фактов. Без документов, в частности без удостоверения личности или свидетельства о рождении невозможно получить наследство, без свидетельства о праве собственности – продать квартиру и т.д.

Однако, случается и такое, что документы бывают утеряны или украдены, либо испорчены, от таких неприятностей не застрахован никто.

Однако, в каждой организации как правило имеется хранилище документации, поэтому любой москвич может получить необходимые ему бумаги или их дубликаты в архивах Москвы.

Так в архиве ЗАГСа любой москвич сможет получить дубликат своего свидетельства о рождении, если оригинал был утерян.

Где брать справку о зарплате для оформления на пенсию если предприятие ликвидировано, а документы в архив не сдали?

1 ответ. Москва Просмотрен 2176 раз. Задан 2012-08-29 10:50:20 +0400 в тематике «Трудовое право» Предприятие военторг580 ликвидировано ,документы в архив не сданы,место нахождение ни кто не знает — Предприятие военторг580 ликвидировано ,документы в архив не сданы,место нахождение ни кто не знает. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 717 раз. Задан 2013-04-03 10:27:31 +0400 в тематике «Трудовое право» Я работал в якутии и имею право на досрочную пенсию по северному стажу.

Государственные архивы Санкт-Петербурга — запросы и получение архивных справок

В качестве примера можно привести сведения о трудовом стаже, заработной плате, периоде учебы — в документальном подтверждении этих данных нуждается каждый гражданин России, оформляющий пенсию. Также нередко люди разыскивают информацию о своих родственниках, связь с которыми утрачена, о предках при восстановлении генеалогического древа и исследовании истории своей семьи и т.п.

Но что делать, если документы, содержащие нужные сведения, на руках отсутствуют? Куда обратиться, если, например, Вам требуется подтвердить трудовой стаж, а трудовая книжка утеряна, и предприятие или учебное заведение, где Вы работали (учились), давно ликвидировано (сменило адрес, наименование.

Ликвидация ООО, ЗАО, ОАО

« Центр Ликвидации предприятий » оказывает полное сопровождение в процедуре реорганизации и ликвидации ООО, ЗАО на всей территории России. Если Вам необходима наша профессиональная поддержка команды адвокатов и юристов, то мы будем рады ее предоставить. Наши специалисты в кратчайшие сроки ликвидируют вашу фирму, соблюдая полную конфиденциальность.

Ликвидация компании — является сложнейшей процедурой, ошибки в которой могут нести административную и уголовную ответственность.

Ликвидация предприятия

Процесс ликвидации юридических лиц той или иной формы собственности (ООО, ЗАО, ОАО) строго регламентирован и требует знания множества нюансов.

Организация должна прекратить все совершаемые ею операции, после чего быть снята с учета в налоговой инспекции.

Законом предусмотрено, что данная процедура, прежде всего, подразумевает внесение записи о ликвидации фирмы в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц.

Источник: http://advokat-benik.ru/arhivy-likvidirovannyh-predpriyatij-moskvy-64849/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: