Цели расходования денежных средств в наличной форме

Содержание

Центробанк изменил порядок расходования наличной выручки и соблюдения лимита наличных расчетов

Цели расходования денежных средств в наличной форме

В конце апреля Минюст России зарегистрировал указание Центробанка от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

В данном документе уточнен список целей, на которые допустимо расходовать наличную выручку, и названы случаи, когда лимит расчетов наличными можно не соблюдать.

В частности, предпринимателям разрешили тратить любые суммы на личные цели, а кассирам позволили не соблюдать лимит при выдаче денег под отчет.  Документ вступает в силу с 1 июня.

До вступления в силу комментируемого документа перечень целей, на которые разрешено расходовать наличную выручку, следует искать в указании Центробанка от 20.06.07 № 1843-У (далее — Указание № 1843-У). Данный перечень является закрытым и в него входят:

  • зарплата и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
  • командировочные расходы;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;
  • возврат полученной ранее наличной оплаты в случае возврата товара, неоказания услуг или невыполнения работ;
  • выплаты страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.

Что изменилось для организаций

Комментируемое указание Центробанка корректирует список целей, на которые можно тратить наличную выручку.

Вместо «зарплаты и иных выплат работникам» в списке теперь значатся «выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера».

А на смену командировочным расходам пришло более широкое понятие — «выдача подотчетных сумм работникам». Все прочие пункты остались неизменными.

Отдельно оговорено, как нужно поступать, если организации понадобилось рассчитаться наличными за ценные бумаги, оплатить аренду недвижимости, выдать или вернуть займы и проценты по ним, либо внести плату за организацию и проведение азартных игр. Из пункта 4 комментируемого указания следует, что в этом случае бухгалтерия должна сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее и направить на перечисленные цели.

Что изменилось для предпринимателей

Все вышеперечисленные новшества, установленные для юридических лиц, распространятся и на индивидуальных предпринимателей. Плюс к этому для ИП предусмотрена еще одна цель расходования наличной выручки. Комментируемое указание Центробанка предоставляет ИП полное право тратить наличные деньги на личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью.

Заметим, что ранее вопрос о расходовании наличности на личные нужды ИП не был полностью урегулирован.

Многие специалисты полагали, что предприниматель и прежде мог беспрепятственно забрать из кассы любую сумму и потратить ее на любые цели, в том числе на домашние, семейные и проч. При этом ни заявление на выдачу денег под отчет, ни авансовый отчет не требовался.

Единственное, что нужно было сделать, это оформить расходный ордер и создать запись в кассовой книге (подробнее об этом читайте в статье «ИП берет деньги в кассе: вопросы кассовой дисциплины»).

Центробанк в письме от 02.08.12 № 29-1-2/5603 подтверждал, что ИП не запрещено расходовать наличность на потребительские нужды. Но этот вывод относился только к деньгам, снятым с банковского счета (см. «Центробанк напомнил, что индивидуальные предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину»). Что же касается кассовой выручки, то о ней авторы письма умалчивали.

Теперь все неясности остались в прошлом, и предприниматели смогут без тени сомнения тратить наличную выручку по собственному усмотрению.

Ответственность за нецелевое использование наличной выручки

В общем случае за нарушение порядка работы с денежной наличностью налоговики могут оштрафовать компанию или предпринимателя на основании статьи 15.1 КоАП РФ.

Но под санкцию подпадают не любые нарушения, а лишь те, что упомянуты в данной статье Кодекса. Нецелевое расходование наличной выручки там не упомянуто.

Следовательно, привлекать к административной ответственности за такую провинность инспекторы не станут. Наказание в рамках иных законов также не предусмотрено.

Прежний порядок

До начала действия комментируемого документа лимит наличных расчетов будет регламентироваться Указанием № 1843-У.

В нем говорится, что наличные расчеты между двумя юридическими лицами, двумя ИП, либо между юридическим лицом и ИП, не могут превышать 100 000 рублей по одному договору.

При этом из текста Указания № 1843-У нельзя сделать однозначного вывода, распространяется ли аналогичное ограничение на выплату заработной платы и на выдачу подотчетных сумм.

Специалисты Центробанка в письме от 04.12.07 № 190-т пояснили, что при выдаче зарплаты, стипендий и иных выплат сотрудникам лимит применять не нужно. На вопрос, можно ли выдать под отчет сумму, превышающую 100 000 рублей, авторы письма не ответили.

Но рассказали, как правильно тратить подотчетные деньги. Так, во время командировки сотрудник вправе оплачивать любые услуги от своего имени без соблюдения лимита.

Но если речь идет о расчетах по договорам, заключенным от имени работодателя, то соблюдение лимита становится непременным условием.

Что изменилось

Комментируемое указание Центробанка устраняет все неясности. В нем четко сказано, что предельная величина наличных расчетов не применяется в случае выплат, включенных в ФОТ (в том числе социального характера), и при выдаче денег под отчет.

Кроме того, названа еще одна ситуация, когда лимит можно не соблюдать. Это расходование денег на личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью.

Что касается величины лимита наличных расчетов, то она не изменилась и по-прежнему составляет 100 000 рублей по одному договору между двумя компаниями, двумя ИП или между компанией и предпринимателем.

Добавим, что за превышение лимита предусмотрена административная ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Размер санкции составляет для должностных лиц и предпринимателей от четырех до пяти тысяч руб., для юридических лиц — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2014/5/8651

Как можно расходовать наличную выручку в 2018 году

Многие бухгалтеры спрашивают, куда можно тратить кассовую выручку, на какие цели можно ее расходовать? Например, можно ли кассовую выручку тратить на оплату аренды или погашение арендной платы? В нашей статье мы рассказали, куда можно расходовать наличную выручку в 2018 году.

Срочная новость от налоговиков: ФНС отследит упрощенцев, которые должны перейти на новые кассы с 1 июля . Читайте в журнале «Упрощенка»

Из этой статьи вы узнаете:

  • На какие цели можно тратить кассовую выручку
  • Лимит расчетов наличными между юридическими лицами
  • Как предпринимателю тратить кассовую выручку

Указание Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации.  Отметим, что кассовая выручка — это поступления от продажи товаров, работ и услуг, поступившие в кассу организации или предпринимателя, на их счета.

На какие цели можно / нельзя расходовать наличную выручку

ЦелиПравила расчета
Цели, на которые можно расходовать наличную выручку из кассы Выдача зарплаты (иных выплат)Выплата стипендийКомандировочные расходыОплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услугПеречисление страховых возмещенийВыплата сумм за оплаченные ранее и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услугиОплата личных (потребительских) нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением им предпринимательской деятельностиВыплата работникам денег под отчетВыдача наличности при осуществлении операций банковским платежным агентом
На что нельзя тратить наличные деньги из кассы Аренда недвижимостиВыдача и возврат займов (процентов по ним)Операции с ценными бумагамиОрганизация и проведение азартных игр
Лимит расчетов наличными между ЮЛ и ЮЛ, ИП и ИП, ЮЛ и ИП 100 000 руб. — в отношении платежей по одному договору.Лимит в 100 000 руб. работает как в период действия договора, так и после того, как срок контракта закончится.Лимит не распространяется на выдачу сумм работникам под отчет, выплату зарплаты (иных выплат соцхарактера) и трату предпринимателями денег на личные (потребительские) нужды, также на расчеты ЮЛ и ИП с физлицами

Ограничения на трату наличной выручки

В 2018 году действуют ограничения на расход кассовой выручки. В частности, Указанием № 3073-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета.

ООО «Успех» применяет УСН. В июне 2018 года были совершены следующие хозяйственные операции:

  • 2 июня ООО «Успех» оплатило арендну недвижимости (60 000 руб.) наличными;
  • 9 июня — выдала беспроцентный заем сотруднику А.Е. Ермолаеву наличными — 20 000 руб.;
  • 27 июня вернула краткосрочный заем ООО «Рига» «наличкой» в сумме 40 000 руб.

Все средства предварительно снимались с расчетного счета. Посмотрим, как эти операции отражаются в бухучете:2 июня 2018 годаДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51— 60 000 руб. — поступили в кассу деньги с расчетного счета на выплату арендной платы;ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50— 60 000 руб. — выдана представителю арендодателя сумма арендной платы из кассы;9 июня 2018 годаДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51— 20 000 руб. — поступили в кассу средства с расчетного счета на выдачу займа работнику компании;ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 50— 20 000 руб. — предоставлен беспроцентный заем сотруднику А.Е. Ермолаеву;27 июня 2018 годаДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51— 60 000 руб. — поступили в кассу суммы с расчетного счета для возврата займа, полученного от ООО «Рига»;ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 50— 60 000 руб. — погашена задолженность по договору займа, заключенному с ООО «Рига».

Перечень целей, на которые можно выдавать деньги из кассы

Перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги: выдача зарплаты и иных выплат работникам, стипендий, командировочных, страховых возмещений, оплата товаров, работ и услуг.

Помимо этого наличную выручку можно тратить на такие цели, как:

  1. оплата личных нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
  2. выдача сотрудникам денег под отчет.
Индивидуальный предприниматель Л.Д. Барсуков работает на «упрощенке». Бизнесмен решил купить автомобиль для личного пользования. Может ли он оплатить авто за счет кассовой выручки, полученной от деятельности на УСН?Да, коммерсант может потратить наличные деньги из кассы на собственные нужды, в том числе на покупку машины. Такое право гарантировано ему пунктом 1 статьи 861 ГК РФ, где сказано, что бизнесмены как собственники могут изымать денежные средства, в том числе кассовую выручку, на свои нужды без ограничений. Кроме того, такая возможность предусмотрена абзацем 6 пункта 6 Указания № 3073-У.При изъятии средств из кассы коммерсанту нужно оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Поскольку это автомобиль не для бизнеса, отчитываться об истраченных суммах предпринимателю Л.Д. Барсукову не нужно. В налоговом учете при УСН стоимость машины также не отражается.

Лимиты расчетов наличными между юридическими лицами, а также между ИП

Максимальный размер расчетов наличными деньгами — 100 000 руб. по одному договору.

Этот лимит расчета наличными распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями.

Он будет действовать по одному договору и после того, как срок контракта закончится. Например, у фирмы-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем.

Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

Кроме того,  лимит в 100 000 руб. применять не нужно на выдачу средств работникам под отчет, выплату зарплаты и иных социальных выплат, а также на трату денег на личные (потребительские) нужды предпринимателями.

ООО «Вика» применяет УСН. В июне 2018 года фирма выдала сотруднику под отчет 300 000 руб. Нужно ли ему соблюдать лимит — 100 000 руб. при расходовании подотчетных средств?Ответ на вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник будет тратить полученные деньги. Если за счет этих сумм он оплатит оказанные лично ему услуги (например, во время командировки), то ограничение в 100 000 руб. соблюдать не нужно. А если же работник рассчитается подотчетными суммами по договорам, заключенным от имени компании, с другими юрлицами или предпринимателями, то лимит — 100 000 руб. следует учитывать в пределах расчетов по одному контракту (письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Срочно из редакции!

Оформите подписку на «Упрощенку» всего за 10 990 рублей.

Торопитесь! Акция ограничена во времени.

Телефон: 8 800 550-15-57

Подробнее об акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/178362-kak-rashodovat-nalichnuyu-vyruchku

Новые правила получения и расходования из кассы наличных денег

Рассчитываться наличными с другими организациями и предпринимателями уже скоро надо будет по новым правилам. Банк России закрепил новые правила расчетов наличными в Указании от7 октября 2013 г. №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Новые правила вступают в силу 1 июня, то есть через 10 дней после дня опубликования Указания №3073-У в «Вестнике Банка России» (опубликовано 21 мая).

Обратите внимание! Старое Указание № 1843-У, посвященное наличным расчетам, отменено (Указание Банка России от 16 октября 2013 г. № 3076-У).

Ниже вы найдете таблицу, которая поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что и как можно расходовать наличные

Выплата Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам Да Да
Выдача наличных денег под отчет Да Да
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг Да Нет
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными Да Нет
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу Нет Нет
Займы, погашение займов и процентов по ним Нет Нет
Дивиденды Нет Нет
Платежи по договору аренды недвижимости Нет Нет
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса Да Да

Лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными остался прежним — это 100 000 руб. по одному договору. То есть в предельную сумму должна, как и раньше, укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

Само же правило о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита сформулировано по-новому. Появилось такое понятие, как участники наличных расчетов. Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания №3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Причем долгое время оставался спорным вопрос о том, кого налоговики вправе привлечь к административной ответственности за данное нарушение: обе стороны договора, только продавца, который получает наличку, или только покупателя, который ею расплачивается.

Инспекторы штрафовали и тех и других. И судьи признавали это правомерным (постановления ФАС Волго-Вятского округа от30 ноября 2010г. поделу №А28-2959/2010 и ФАС Поволжского округа от12 октября 2010г. поделу №А65-6852/2010).

Теперь споров не будет. Административная ответственность установлена за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут, как и раньше, рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя.

Запрета не было и раньше, но сейчас это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У. Таким образом, чиновники решили повременить с установлением лимита по наличным расчетам с обычными гражданами. Была идея с 2014 года ввести ограничение в сумме 600 000 руб.

, а с 2016–2017 годов — снизить его до 300 000 руб.

Лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

В новых правилах уточнено, что понимать под платежами по одному договору. Это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания №3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Обратите внимание! Лимит надо соблюдать даже при получении или передаче наличных по договору, срок действия которого уже истек.

Пример: Компания рассчитывается наличными, когда срок договора прошел

Две компании заключили договор оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня.

Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу.

За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

В прежнем Указании №1843-У подобной оговорки не было. Но Банк России официально разъяснял: лимит распространяется и на обязательства, исполняемые после окончания договора (официальное разъяснение от28 сентября 2009г. №34-ОР).

Из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчетные в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

В прежнем перечне целей, на которые можно тратить выручку из кассы (п. 2 Указания №1843-У), значились только командировочные расходы, а подотчетные не упоминались. Формально получалось, что выручку из кассы можно выдавать под отчет только тем, кто отправляется в служебную поездку.

Правда, отсутствие судебной практики свидетельствует о том, что на практике споров на этот счет не было. То есть налоговики не видели нарушения в том, что компания тратит наличную выручку на выдачу подотчетных не командированным работникам, а тем, кому наличность нужна для приобретения товаров или услуг для организации.

Теперь же претензии полностью исключены.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно.

Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от4 декабря 2007г. №190-Т).

В новых правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо №190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ.

Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен новый перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по ценным бумагам, договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания №3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Обратите внимание! Наличной выручкой из кассы можно рассчитываться за аренду автомобиля или другого движимого имущества. При аренде недвижимости надо снимать деньги со счета или платить по безналу.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей.

В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости. Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета.

Ведь в Указании №3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду движимого имущества данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

В прежнем Указании №1843-У не было прямой оговорки о том, что рассчитываться по аренде надо только за счет денег, снятых со счета. В то же время аренда не значилась в перечне целей, на которые можно тратить наличную выручку.

То есть формально ограничение существовало и раньше. Но если до недавних пор налоговики не акцентировали на этом свое внимание, сейчас наличные расчеты по аренде наверняка начнут вызывать у проверяющих пристальный интерес.

Заем. Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика.

Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы.

Или директор, который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

В прежнем Указании №1843-У выплаты по договорам займа не значились в перечне целей, на которые можно тратить выручку из кассы. Ссылаясь на это, специалисты Банка России разъясняли, что на выдачу займов такую наличность направлять нельзя (письмо от4 декабря 2007г. №190-Т).

Нарушителей штрафовали налоговики, а судьи их поддерживали (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от27мая 2010г. поделу №А03-14966/2009). Инспекторы штрафовали и тех, кто возвращал займы или платил проценты по ним наличными из выручки.

Отменить эти штрафы не удавалось (решение Московского городского суда от14 декабря 2012г. поделу №7— 2207/2012).

Предприниматель вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

Предприниматели получили возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в банк, а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания №3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Обратите внимание! Бизнесмен может взять деньги на личные нужды прямо из кассы. Не надо сдавать их в банк, а потом снимать.

С 2012 года у предпринимателей появилась обязанность устанавливать лимит остатка наличных в кассе (п. 1.2 Положения Банка России от12 октября 2011г. №373-П). В связи с этим возникла путаница, могут ли бизнесмены забирать из кассы наличную выручку на свои собственные цели.

Или надо сдавать на расчетный счет свою выручку и только потом снимать наличные и забирать их себе. Новые правила решают эту проблему: теперь очевидно, что бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары.

Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Май 2014 г.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/rashodovanie-poluchenie-kassa-nalichnye-dengi

Учет денежных средств организации

Экономические субъекты в ходе своей деятельности используют безналичные расчеты и оплату за наличные расчеты. Бухгалтерский учет денежных средств предприятия дает представление о поступлении, расходе, перемещении денег. При этом правила использования наличных средств регулируются законодательно.

Цели и задачи учета денежных средств

Учитывая, что деньги экономических субъектов как в наличной, так и в безналичной форме, относятся к наиболее высоколиквидным активам, бухгалтерский учет денежных средств должен полностью предоставлять данные об источниках их поступления и направлении дальнейшего использования. Операции с финансовыми ресурсами предполагают выполнение таких задач, как:

  • документирование записей по движению финансов организации;
  • соблюдение законодательства при расчетах различного вида;
  • целевое использование денежных средств;
  • осуществление расчетов с контрагентами, бюджетом, сотрудниками и прочими кредиторами.

Теоретические основы учета денежных средств и их движения отражены в ПБУ 23/2011. В составе бухгалтерской отчетности для анализа информации о финансах предприятия используют форму 4 «Отчет о движении денежных средств».

Особенности учета денежных средств заключаются и в том, что экономическим субъектам, которые применяют одновременно несколько режимов налогообложения, требуется вести раздельный контроль наличных и безналичных поступлений и затрат.

Задачи учета денежных средств состоят и в анализировании информации проводимых операций для целей налогообложения. Так, регистр учета расхода денежных средств дает представление о фактических затратах субъекта в текущем периоде.

Бухгалтерский учет денежных средств организации

Учет денежных средств организации предполагает контроль за их фактическим поступлением и использованием. Представляя собой высоколиквидные актив, к денежным средствам относятся:

  • средства на банковских счетах;
  • наличность в кассе;
  • выданные подотчет денежные средства;
  • прочие активы с высокой степенью ликвидности.

Ведение расчетов, особенно учет и контроль денежных средств в наличной форме, возлагается, как правило, на материально ответственное лицо.

Безналичные движения в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими записями. Если организация или ИП использует в ходе деятельности наличные расчеты, то такие операции должны строго отвечать всем правилам кассовой дисциплины. В то же время допускается вести учет наличных денежных средств в упрощенной форме субъектам малого предпринимательства и ИП.

Учет денежных средств на предприятии формируется с использованием счетов:

  • 50 «Касса»;
  • 51 «Расчетные счета»;
  • 52 «Валютные счета»;
  • 55 «Специальные счета в банках»;
  • 57 «Переводы в пути».

Учет наличных и безналичных денежных средств

Оборот наличности строго регламентирован. Бухгалтерский учет наличных денежных средств подчиняется Порядку ведения кассовых операций, утвержденных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210 ― У.

Любые приходные или расходные операции должны быть отражены при помощи унифицированных документов, в числе которых кассовая книга, кассовые ордера, необходимо утвердить и в дальнейшем соблюдать лимит остатков наличности.

Ответственным за выполнение кассовых операций назначается материально ― ответственное лицо.

Учет движения денежных средств в ООО в наличной форме может располагаться на субсчетах:

  • 50.1 ― принимаются в расчет все денежные средства в отечественной валюте. Присутствие иностранной наличности требует открытия дополнительных субсчетов;
  • 50.2 ― операционные кассы, используются в дополнительных пунктах приема денег, например ― в торговых точках;
  • 50.3 ― открывается, если в кассе организации хранятся иные денежные документы ― билеты, марки, прочие.

Пример 1.

В кассе организации установлен лимит остатков наличности в пределах 45 000 рублей. На начало рабочего дня в кассе было 35 000 рублей.

Были совершены следующие операции: поступление оплаты от покупателей ― 18 000 рублей, снятие с банка на зарплату работникам ― 118 000 рублей, выдача зарплаты ― 118 000 рублей, выдача подотчета ― 25 000 рублей.

Таблица учета денежных средств (приход, расход, остаток) будет выглядеть следующим образом:

Начальное сальдо Счет Дт Счет Кт Сумма, руб. Наименование операции Конечное сальдо
35 000 50 62 18 000 Оплата от покупателей 53 000
53 000 50 51 118 000 Поступление с расчетного счета 171 000
171 000 70 50 118 000 Выплата заработной платы сотрудникам 53 000
53 000 71 50 25 000 Выдача средств подотчет 28 000

Проведение учета денежных средств по безналу осуществляется при помощи счета 51 ― открытых счетов в банке. Поступления формируют дебет счета, списание ― кредит. Примеры записей:

  • Дт 51 ― Кт 62 ― зачислена оплата от контрагентов;
  • Дт 68 ― Кт 51 ― оплата налогов;
  • Дт 60 ― Кт 51 ― оплата поставщикам;
  • Дт 91 ― Кт 51 ― списана комиссия за банковские услуги.

Большинство приходных расходных операций должно совершаться непременно в безналичной форме, так как законодательство ограничивает оплату наличностью. Между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 рублей по одному договору.

Допускается открытие нескольких счетов в банке. Для хранения денег в валюте других государств применяют счет 52. Учет движения денежных средств по этому счету подчиняется валютному регулированию, то есть остатки в валюте пересчитываются на рубли по факту совершения каких-либо операций. По результатам чего образуются курсовые разницы ― положительные или отрицательные, зависящие от курса рубля на дату операции.

Учет прочих денежных средств

Помимо кассы и расчетных счетов, экономические субъекты вправе хранить денежные средства и с использованием специальных счетов в банке: аккредитивов (одна из форм безналичных расчетов, при которой банк осуществляет перевод денежных средств по распоряжению клиента), депозитов, чековых книжек. С этими целями учет денежных средств осуществляется при помощи 55 счета.

Специальные банковские счета применяются при необходимости совершения особых операций. Например, депозиты служат для хранения денег в кредитных учреждениях под повышенные проценты, чековые документы же содержат распоряжение к выдаче денежных средств предъявителю.

Еще один счет, отражающий информацию о наличии денег, ― счет 57 «Денежные средства в пути». Используется в случаях, когда возникают некоторые временные разницы в перемещении, например:

  • Дт 57 ― Кт 50 ― деньги выданы с кассы для пополнения банковского счета;
  • Дт 51 ― Кт 57 ― поступление на счет в банке.

Учет денежных средств (кратко) ― это обобщенная информация о движении, поступлении и использовании денежных активов на предприятии. 

Источник: https://spmag.ru/articles/uchet-denezhnyh-sredstv-organizacii

Расходование денежных средств

Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.

Используйте пошаговые руководства:

Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек. Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств, регламент составления документов на оплату, принципы их согласования.

Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности.

В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.

Структурирование денежных потоков в целях контроля расходования денежных средств

В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств. 

Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО. Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств». Этот документ содержит:

  • правила подготовки документов на поступление и расходование денежных средств;
  • принципы и порядок согласования и очередности прохождения документов на оплату;
  • алгоритм оперативного и текущего планирования платежей.

Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.

Введение формирования заявок на расходование денежных средств

Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж.

Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты.

Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.

  • Как организовать систему бюджетного контроля: проектный опыт

При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.

На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.

Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.

Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».

Разработка схемы формирования реестра платежей и заявка на расходование денежных средств

Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день.

В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня.

При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению ( ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.

В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.

После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору.

Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра.

После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.

Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.

Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:

  • Анализ реестра заявок на расходование средств;
  • Распределение платежей по статьям ДДС, заказам и источникам финансирования;
  • Распределение платежей по статьям ФП.

Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.

Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.

Составление платежного календаря

В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.

Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен.

В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов.

В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:

  • в случае дефицита денежных средств необходимо изменить дату расхода на более позднюю в тех заявках, у которых дата оплаты (критическая) еще не наступила;
  • при наличии профицита, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в заявках с датой оплаты (планируемой) ранее установленного срока по согласованию с инициатором платежа меняют дату расхода на более раннюю;
  • если величина профицита денежных средств превышает потребности предприятия, то принимается решение о вариантах использования высвободившихся сумм.

Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.

ОБ АВТОРЕ

Лариса Казакова,  «ПО “Полет”» — филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»

В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» — филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева».

Среди значительных реализованных проектов — постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».

Источник: https://fd.ru/articles/157289-chetyre-zadachi-po-vnedreniyu-sistemy-kontrolya-rashodovaniya-denejnyh-sredstv

Понравилась статья? Поделить с друзьями: