Канцтовары на какой счет оприходовать

Содержание

На какой счет оприходовать канцтовары

Канцтовары на какой счет оприходовать

Учет канцтоваров весьма кропотливая работа при относительно небольших суммах затрат. Тем не менее бухгалтеру делать ее необходимо и важно разобраться, как оприходовать канцтовары, на какой счет их отнести и как списывать отслужившие.

Учет канцтоваров в бухгалтерии

Канцелярские товары (КТ) принимают к учету в качестве МПЗ по фактической себестоимости, т.е. сумме затрат на их покупку (ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»):

  • по накладной, выписанной поставщиком;
  • либо на основании авансового отчета с приложенными к нему товарным/кассовым чеком, если «канцелярка» приобреталась подотчетником.

Прием и оприходование КТ оформляют приходным ордером формы № М-4. Движение канцтоваров в кладовой ведется в карточках учета материалов формы № М-17 по видам, наименованиям, сортам, товарным группам (если выбран соответствующий способ учета КТ).

Заполняются карточки кладовщиком на основании предоставляемых приходно-расходных документов в день совершения хозоперации по приему или передаче в эксплуатацию.

На конец месяца в карточках выводятся остатки, которые затем подтверждаются росписью бухгалтера, свидетельствующей об идентичности данных аналитики и синтетического учета.

Канцтовары: на какой счет оприходовать

Счет учета канцтоваров10 «Материалы». Поступление их фиксируется по дебету счета на специально открытом субсчете или субсчете 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

На практике применяют два варианта оприходования КТ:

  • по каждой позиции (к примеру, карандаш ТМ (цена – количество), бумага формата А4, папка с защелкой и т.д.);
  • по однородным товарным группам (например, принадлежности письменные, папки канцелярские и т.п.).

Выбрав приемлемый способ, следует отметить его в учетной политике фирмы. Надо сказать, что первый способ – наиболее достоверный и не вызывает вопросов у проверяющих органов.

Он уместен, когда фирмой практикуется приобретение большого количества канцелярских товаров, а затем постепенно выдается сотрудникам.

Ценен этот метод и возможностью контроля для расчета потребности канцтоваров в обеспечении нормального рабочего процесса фирмы.  

При любом способе оприходования, если приобретены канцтовары, проводки будут такими:

Операция Д/т К/т Основание
Оплата канцтоваров 60 51 Выписка банка
Приход на склад 10/9 60 Приходный ордер (ф-ма М-4), либо отмеченная штампом компании и росписью МОЛ накладная поставщика
НДС на приобретенные канцтовары 19 60 Счет-фактура (ПДУ) поставщика
Учтен входной НДС 68 19
Обработка авансового отчета по покупке КТ 60 71 Ав/отчет
Оприходование КТ 10 60 ф-ма М-4
Входной НДС 19 60 Документы на приход
НДС учтен 68 19 Кассовый (товарный) чек с выделением суммы НДС

Списание канцтоваров

Поскольку КТ участвуют в рабочем процессе компании, списывают их на затраты по основной деятельности, т. е. на счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».

Выдают канцтовары из кладовой по требованию-накладной формы № М-11, или разработанному в компании и закрепленному в учетной полтитике документу.

Стоимость канцтоваров включается в расходы на дату их передачи работникам. Бухгалтерская запись:

Д/т 26 (44) К/т 10 – на сумму канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

Мы рассказали, на каком счете учитывать канцтовары на предприятиях, работающих на ОСНО. Другой алгоритм у фирм-«упрощенцев». Закон позволяет им списывать КТ на затраты обычной деятельности сразу же после приобретения. Поэтому оформлять передачу их в использование сотрудникам уже не придется. Стоимость КТ и НДС по ним (при предъявлении счета-фактуры) признаются расходами после их оплаты.

Подлежат ли возврату канцелярские товары

Возможность возврата приобретенных канцтоваров определяется, в основном, условиями покупки. В частности, имеет большое значение, кем приобреталась, не подошедшая по каким-то параметрам, «канцелярка».

Если покупка состоялась в частном порядке, т. е. физическим лицом для бытовых, например, школьных, нужд, то в действие вступает закон «О защите прав потребителей», позволяющий, при соблюдении определенных условий обменять, либо сдать качественные, но не подошедшие товары. Существует условие:

  • товары должны сохранять первоначальный товарный вид;
  • иметь целую упаковку;
  • период возможности возврата не должен превышать 14 календарных дней.

Заметим, что имеется Перечень качественных товаров, которые не подлежат обмену, но канцелярские товары не относятся к этой категории, а значит, вернуть или обменять их при соблюдении всех условий, можно. Если в момент обращения в продаже отсутствуют нужные товары и обмен осуществиться не может, то продавец обязан вернуть деньги в трехдневный срок.

При оформлении покупки предприятием, возврат канцелярских товаров становится весьма проблематичным, поскольку Гражданским Кодексом РФ не предусматривается возможность возврата или обмена качественной продукции, а упомянутый выше закон в таких случаях не применяется. Здесь остается надеяться на добрую волю продавца. 

Источник: https://spmag.ru/articles/na-kakoy-schet-oprihodovat-kanctovary

Как отразить в учете канцелярские товары

Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11.

В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п.

 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость канцтоваров списывайте на затраты.

Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Бухучет

В бухучете канцтовары учитывайте в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Приобретение канцтоваров оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов.

Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п.

Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01).

Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета.

При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

При отпуске канцтоваров со склада одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делайте проводку:

Дебет 23 (25, 26, 29, 44…) Кредит 10-9

– отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.

Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Методы оценки стоимости

Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

  • по себестоимости каждой единицы запасов;
  • по средней себестоимости.

Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст.

 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см.

Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль.

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

Читайте также  Можно ли платить по счет фактуре

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

4 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

7 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя.

В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

ОСНО: НДС

Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

  • организация пользуется освобождением от уплаты НДС;
  • организация проводит только не облагаемые НДС операции.

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить. Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_uchete_kanctovary/40-1-0-1037

prednalog.ru

На практике учет канцтоваров является не очень приятным процессом в работе бухгалтерии, поскольку требует кропотливой и трудоемкой работы, занимающей много времени, при относительно небольших суммах в приходных документах. Как правильно оприходовать канцтовары, на каком счете учитывать, как списывать в себестоимость? Все эти вопросы постараемся рассмотреть в статье с учетом уже сложившейся практики.

Вариант 1. Оприходование канцтоваров по количеству и сумме

Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

Для данного варианта учета используется бухгалтерский счет 10 «Материалы». Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр.

Учет канцтоваров оформляется бухгалтерской проводкой

Д-т 10 К-т 60,71 и др.

На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае? В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике.

Первый вариант очень уместен, если вы покупаете большое количество канцтоваров, а затем постепенно выдаете их сотрудникам по мере необходимости. Выдача канцтоваров производится по накладной или требованию, форма которого должна быть закреплена в учетной политике вашей компании (аналог формы № М-11).

Данный вариант учета канцтоваров является самым достоверным. Он позволяет отследить потребности компании в определенном виде канцтоваров в какой-то момент времени. Так, например, в отчетный период у компании возрастают потребности в бумаге и ручках. Это экономически обоснованно, и у налоговиков не возникнет никаких вопросов.

Вариант 2. Приходуем всю партию как единицу

При данном варианте все канцтовары, указанные в приходных документах, приходуются в количестве единицы, и списываются также. Для такого способа учета издается приказ, на основании которого канцтовары приходуются и одновременно передаются в эксплуатацию.

Как оприходовать канцтовары в этом случае? К приходному ордеру в данном случае крепится копия товарной накладной (или аналогичного документа) поставщика, чтобы отследить поступившие канцтовары поименно. Для списания канцтоваров к накладной (требованию или аналогичному документу) прикрепляются заявки сотрудников.

Какие плюсы и минусы данного варианта учета? Плюс — способ для учета очень прост. Но в данном случае могут возникнуть вопросы у налоговиков.

Вариант 3. Оприходование по количеству

Еще один вариант учета канцтоваров – это его оприходование по количеству, а не названию. Т.е. в учете будет прописано: «Канцтовары 15 шт.». Т.е. то количество единиц, которое указано в приходных документах, будет являться количеством канцтоваров.

В недостоверности отражения учета обвинить бухгалтера в этом случае нельзя: все-таки по документам действительно поступило 15 штук. Вот только что касается номенклатуры – здесь могут возникнуть вопросы у проверяющих. Все-таки кресло, например, тоже штука, но не стоит столько, сколько стандартная шариковая ручка.

Вопросы в данном случае могут возникнуть и у руководителя компании. Если вы покажете ему, например, что вы закупили и списали 300 штук канцтоваров, это может вызвать дополнительные вопросы: а не много ли вы набрали?

Вариант 4. Учет канцтоваров без использования счета 10

Иногда на практике бухгалтера приходуют канцтовары без учета их на счете 10 «Материалы». Часто этот способ выбирают, если купленная канцелярия сразу списывается на нужды компании. Причем данные расходы приходуют как услуги сразу на затратные счета (25, 26, 44 и т.п.) и оформляются бухгалтерской проводкой

Д-т 25,26, 44 и т.п. К-т 60,71 и др.

При этом в запасах данные расходы не участвуют.

При незначительных суммах в данном варианте учета вопросов у налоговиков может и не возникнуть. Но если суммы существенные и носят постоянный характер, то и ошибка может быть существенной. Поэтому данный способ очень чреват негативными последствиями.

Проблема может возникнуть и при вычете входного НДС. Так, основным пунктом принятия НДС к вычету является принятие материалов (товаров) к учету, а это правило не было выполнено.

Также проблема может возникнуть при нормировании расходов на канцтовары по видам и местам эксплуатации, поскольку вы не сможете дать четкого ответа, какие именно канцтовары требуются работникам цеха или сотрудникам администрации. Хотя по правилам учета каждая единица МП должна быть учтена по месту ее эксплуатации.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Источник: http://prednalog.ru/uchet-kantstovarov-udobno-ili-pravilno/

Правильный бухучет канцтоваров

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/account/

Только на первый взгляд может показаться: канцелярские товары – такая мелочь, чтобы «заморачиваться» с их бухгалтерским учетом.

Но как показывает практика, многие опытные и только начинающие бухгалтера допускают массу ошибок в отражении канцтоваров на счетах бухучета.

Читайте также  Обязан ли индивидуальный предприниматель иметь расчетный счет

Сколько специалистов, столько и мнений относительно отнесения приобретенных канцелярских принадлежностей на определенные синтетические счета. Но существуют общие правила, следование которым избавит бухгалтерию от нареканий со стороны проверяющих органов.

Законодательные основы оприходования канцелярских товаров

Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций:

Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);
Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам. Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций.

К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп. 2,5,6.
Синтетические счета для бухучета канцтоваров.

Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета
10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4
19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура
71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер
10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица Товарный чек
50 71 Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассу Приходный кассовый ордер

Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах? Здесь мнения специалистов очень отличаются.

Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура. И розничные продавцы на ОСНО должны ее оформлять даже в случае оплаты наличными за товар.

Но с таким подходом не согласен Конституционный Суд России: применение вычета возможно и при отсутствии счета-фактуры на МПЗ (Определение от 02.10.2003 г. № 384-О).

Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.

Порядок списания канцтоваров

При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:

  • лимитно-заборная карта (ф. № М-8);
  • требование-накладная формы М-11;
  • накладная по типовой межотраслевой форме М-15.

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.

Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

  • Наименование и количество;
  • Учетная цена и сумма по всем наименованиям;
  • Куда израсходован объект МПЗ;
  • Если есть – норматив расхода;
  • Прочая информация на усмотрение составителей.

Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды:

Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание
26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная

Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.). Некоторые бухгалтера модифицируют ф. №М-11, дополняя ее нужными реквизитами – пользуются видоизмененным документом для списания канцтоваров по истечении срока их эксплуатации.

Важно: форма требования-накладной утверждается Учетной политикой компании для использования и для списания материалов.

Учет канцтоваров упрощенцами

Бизнесмены, которые применяют УСН (упрощенную систему налогообложения), освобождаются от обязанности ведения бухучета на основании пункта 3 статьи 4 ФЗ №129-ФЗ. Поэтому расходы на покупку канцтоваров включаются в затраты по УСН сразу после фактической оплаты. При этом неважно, когда МПЗ списывают в производство.

Включение канцтоваров в расходы, уменьшающих доходную базу на УСН, осуществляется на основании п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ – эти материальные ценности входят в закрытый перечень, утвержденный законодательно.

МПЗ УСН НДС

Источник: https://otchetonline.ru/174-buxuchet/67627-pravil-nyy-buhuchet-kanctovarov.html

Как учитывать канцтовары в бухучете

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы? Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.

Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат. Вопрос №2.

Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании? Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке. Оцените качество статьи.

Иванова действует от имени организации по доверенности.
5 апреля

Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму.

В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы.

Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной.

Внимание

В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения.

Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2 000 руб.
– выданы деньги под отчет Ивановой. 5 апреля: Дебет 60 Кредит 71– 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров; Дебет 10-9 Кредит 60– 1695 руб.
(2 000 руб.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч.
2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся. При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г.

Важно

ЕД-4-3/3/11515. Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров.

Объясняется это следующим.

Правильный бухучет канцтоваров

N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС.
В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г.

N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст.

168

НК РФ. Так и запишем Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств.

Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденном Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г.
5 ПБУ 6/01).

Учет канцелярских товаров

На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.

Пример списания канцтоваров Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей. Операция Сумма (руб.

) Основание для списания Дебет Кредит Оплата за канцелярские товары поступила поставщику 800 Требование-накладная 26 10.01 Законодательные акты по теме Рекомендуется изучить следующие документы: Документ Название п. 93

Методических указаний по учёту МПЗ О списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11 п.

Prednalog.ru

Акт списания товара — скачать образец».В любом случае непременно указываются:

  • дата заполнения,
  • полное название компании-покупателя товаров,
  • список всех канцтоваров, идущих на списание (прописывается число штук и стоимость),
  • подпись главного бухгалтера и директора (печать не обязательна).

Акт на списание канцтоваров Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера.

Источник: http://zakon52.ru/kak-uchityvat-kantstovary-v-buhuchete/

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается.

Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое.

В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

Что относится к канцтоварам

В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

1) принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья,  наборы принадлежностей для письма, чернила;

2) принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;

3) принадлежности для рисования: краски, кисти, картон

4) мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;

5) школьные товары: точилки, тетради;

6) средства оргтехники: калькуляторы.

Бухгалтерский учет канцтоваров

Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Читайте также  Перечисление алиментов с расчетного счета организации

Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

Приобретение у поставщика по безналичному расчету

Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика

Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету

Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам

Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)

Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам

Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету

Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

Приобретение через подотчетных лиц

Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц. Порядок выдачи денежных средств в подотчет прочитайте подробнее в написано тут .

Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет

Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет:

[/su_box]

Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

Документальное оформление

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.

56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

— кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);

— товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

— по себестоимости каждой единицы;

— по средней себестоимости;

— по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);

— по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

Расходы на канцтовары в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

Как составить авансовый отчет, читайте здесь.

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/rashodyi-na-kantstovaryi-kak-pravilno-potratitsya-na-ofisnuyu-melochevku/

Расходы на канцтовары – как правильно потратиться

28

мая 2013

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается. Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое.

В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

Что относится к канцтоварам

В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

  1. принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
  2. принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
  3. принадлежности для рисования: краски, кисти, картон;
  4. мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
  5. школьные товары: точилки, тетради;
  6. средства оргтехники: калькуляторы.

Бухгалтерский учет канцтоваров

Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

Приобретение у поставщика по безналичному расчету

Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

  • Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика
  • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам
  • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
  • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

  • Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам
  • Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)
  • Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам
  • Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью
  • Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
  • Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

Приобретение через подотчетных лиц

Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц.

Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет

Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет:

[/su_box]

Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

Документальное оформление

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.

56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

  • кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);
  • товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

  • по себестоимости каждой единицы;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
  • по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

Расходы на канцтовары в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

pommp | Оригинал pommp.ru

Возврат к списку

Источник: https://www.ofsi.ru/article/raskhody-na-kantstovary-kak-pravilno-potratitsya/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: